EP.9 กระบวนการรับสินค้า (Goods Receipt Process)

         ยินดีต้อนรับกลับเข้าสู่ การจัดการห่วงโซ่อุปทานใน เนทติเซนท์ NETIZEN ByDesign Arabica EP. 9  โดย ใน EP. นี้ เราจะนำเสนอเกี่ยวกับกระบวนการรับสินค้า กระบวนการตรวจสอบคุณภาพ การประมวลผลใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ จะเป็นอย่างไรนั้น ไปติดตามกันเลย….

           รูปภาพนี้คือ กระบวนการ Demand Planning และ Order-to-Cash (Sell-from-Stock) ใน เนทติเซนท์ NETIZEN ByDesign Arabica  ซึ่งในรูปภาพนี้เราจะเน้นไปที่กระบวนการสีม่วงซึ่งก็คือ กระบวนการรับสินค้า (Goods Receipt Process)

          กระบวนการรับสินค้านั้นจะมีความเชื่อมโยงกับโมเดลด้านโลจิสติกส์ในไซต์งานขององค์กร ซึ่งเราได้มีการแนะนำไปแล้วในการจัดการห่วงโซ่อุปทานภายในบริษัท (The Internal Supply Chain) เราหวังว่าคุณอาจจะจำได้บ้างในบางส่วน 

       โดยโมเดลด้านโลจิสติกส์จะอธิบายเกี่ยวกับผังกระบวนการจนถึงการดำเนินการในคลังสินค้า ตามหลักการเดียวกันกับการสร้างโมเดลของกระบวนการขนส่งขาเข้าและขาออก

      นอกจากนี้ ใน เนทติเซนท์ NETIZEN ByDesign Arabica ยังมีการสนับสนุนกระบวนการผลิตแบบลีน ตามรูปภาพหมายเลข 2 ซึ่งจะสะท้อนข้อมูลผ่านกระบวนการโลจิสติกส์แบบขั้นตอนเดียว แต่ในทางตรงกันข้ามการจัดการคลังสินค้าอาจจะมีความซับซ้อนมากขึ้น

       ดังนั้น เนทติเซนท์ NETIZEN ByDesign Arabica จะช่วยสนับสนุนจัดการอุปสงค์ต่าง ๆ พร้อมทั้งเพิ่มความโปร่งใสในการจัดการสินค้าคงคลัง

          ถัดมาคือ โมเดลโลจิสติกส์ขาเข้าที่ควบคุมการเคลื่อนไหวของผลิตภัณฑ์จนถึงพื้นที่การจัดเก็บสินค้า โดย เนทติเซนท์ NETIZEN ByDesign Arabica มีโมเดลโลจิสติกขาเข้าอยู่ 2 ประเภท คือ การรับสินค้าแบบมาตรฐานและการรับคืนสินค้าแบบปกติ

         ซึ่งคุณสามารถควบคุมขั้นตอนการทำงานของกระบวนการรับสินค้าได้ ตัวอย่างเช่น การเปิดใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบข้อมูลคุณภาพสำหรับสินค้าที่ส่งคืน เป็นต้น

          โดยมาตรฐานโมเดลโลจิสติกส์นั้นจะครอบคลุมทั้งข้อมูลการส่งมอบที่มาจากซัพพลายเออร์และ ข้อมูลการส่งมอบขาเข้าภายใน รวมถึงข้อมูลการโอนย้ายสต๊อก โดยข้อมูลการรับสินค้านั้นได้บรูณาการเข้ากับกระบวนการส่งคืนสินค้าอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นการส่งคืนสินค้าของลูกค้าและกระบวนการส่งคืนชิ้นส่วนประกอบในการผลิตซึ่งจะใช้วิธีการเดียวกัน

          ซึ่งในแต่ละขั้นตอนการทำงานคุณสามารถกำหนดรายละเอียดข้อมูลของการดำเนินงานในระบบที่เกี่ยวข้องได้ ยกตัวอย่างเช่น ข้อกำหนดในการแยกกลุ่ม Storage ในแต่ละรายการ เป็นต้น 

        นอกจากนี้ ยังเพื่อเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน คุณสามารถเลือกการตัดสินใจได้ว่าควรจะมีการดำเนินงานในระบบโดยอัตโนมัติหรือด้วยตนเอง โดยคำสั่งหล่านี้จะถูกแจกจ่ายโดยตรงไปยังโฟลเดอร์ของ Task งานสำหรับพนักงานคลังสินค้าที่รับผิดชอบ ซึ่งมีความเกี่ยวกับฟังก์ชันการจัดการ Task ทั่วไป (General Task Management)  พร้อมทั้งยังมี Task งานสำหรับการยืนยันเกี่ยวกับสินค้าคงคลังซึ่งจะมีการอัพเดทข้อมูลที่สอดคล้องผ่านรายการไปยังระบบการรับคืนสินค้าได้อีกด้วย

          ถัดมารูปภาพนี้คือกระบวนการ Demand Planning และ Order-to-Cash (Sell-from-Stock) ใน เนทติเซนท์ NETIZEN  Arabica  ซึ่งเราจะเน้นไปที่กระบวนการสีม่วงซึ่งก็คือ กระบวนการตรวจสอบคุณภาพ (Quality Inspections)

        ก่อนอื่นเราจะเริ่มต้นด้วยการนำเสนอข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับการตรวจสอบคุณภาพใน เนทติเซนท์ NETIZEN  Arabica  ซึ่งใช้เพื่อตรวจสอบว่าวัตถุดิบนั้นตรงตามข้อกำหนดคุณภาพหรือเป็นตามข้อมูลที่กำหนดไว้ล่วงหน้าหรือไม่ 

       ซึ่งสามารถช่วยในบางกรณีที่จำเป็นต้องมีการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่ตกลงกันไว้หรือเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนดทางกฎหมายหรือมาตรฐานทางอุตสาหกรรม พร้อมทั้งยังเป็นการลดต้นทุนได้อีกด้วย 

       ในส่วนขั้นตอนการทำงานของกระบวนการตรวจสอบใน เนทติเซนท์ NETIZEN Arabica  นั้นสามารถฝังตัวผ่านทางโมเดลโลจิสติกส์ และกระบวนการรับสินค้า กระบวนการส่งคืนสินค้าจากลูกค้า รวมไปถึงฝังตัวอยู่ในการผลิต 

        แต่บางกรณีหากการตรวจสอบคุณภาพที่ไม่ได้มีการวางแผน คุณสามารถตั้งค่าเริ่มต้นด้วยตนเองเพื่อจัดทำเอกสาร โดยจะไม่มีผลกระทบต่อการดูเรียกดูข้อมูลและผลกระทบในการตัดสินใจเกี่ยวกับวิศวกรควบคุมคุณภาพ (The Quality Engineer) เพราะเนื่องจากไม่มีข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการตรวจสอบที่ไม่ได้วางแผนนี้ 

      นอกจากนี้ยังสามารถใช้ฟังก์ชันโมเดลโลจิสติกส์ที่บรูณาการเข้ากับ การวางแผนอุปสงค์ และการตรวจสอบได้อีกด้วย กระบวนการนี้จะช่วยกำหนดข้อมูลผลิตภัณฑ์หรือซัพพลายเออร์ รวมไปถึงยังช่วยควบคุมปริมาณการตรวจสอบ ความถี่ในการตรวจสอบพร้อมทั้งวิธีการตรวจสอบ เป็นต้น เมื่อมีการผ่านรายการไปยังรายการรับสินค้า การดำเนินการตรวจสอบข้อมูลคุณภาพก็จะเริ่มขึ้นทันที

     โดยผู้ตรวจสอบคุณภาพจะตรวจสอบจากตัวอย่างสินค้า ซึ่งอาจได้รับการสนับสนุนจากข้อมูลคำแนะนำการตรวจสอบในระบบ ในส่วนการบันทึกผลการตรวจสอบนั้น ข้อความจะถูกบันทึกในลักษณะเชิงปริมาณหรือเชิงคุณภาพ 

         ถัดมาเราจะนำเสนอเกี่ยวกับการดำเนินการตามกระบวน Procure-To-Pay ที่จะเสร็จสิ้นด้วยการประมวลผลใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ ใน เนทติเซนท์ NETIZEN  Arabica 

      ในส่วนข้อมูลใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์จะมีการบันทึกข้อตกลงโดยมอบให้กับผู้รับสินค้าเพื่อเป็นหลักฐานในการชำระเงินในกับซัพพลายเออร์ ซึ่งมักจะถูกส่งเมื่อซัพพลายเออร์ได้จัดส่งสินค้ามายังองค์กรแล้ว 

      โดยคุณสามารถใช้ฟังก์ชันการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์ที่อ้างอิงข้อมูลมาจากใบสั่งซื้อ ซึ่งข้อมูลการรับสินค้าและข้อมูลในใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์นั้น เราเรียกว่าการจับคู่ 3-way ที่เกี่ยวกับราคาและปริมาณสินค้า

      ในส่วนการวิเคราะห์ใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์นั้น จะประกอบด้วยการตรวจสอบใบแจ้งหนี้ ซึ่งหากมีผลต่างในการตรวจสอบ ข้อมูลนี้จะถูกบันทึกเป็นข้อยกเว้นในระบบ โดยข้อยกเว้นทั้งหมดนี้จะได้รับการแก้ไขหรือโพสต์รายการชี้แจงไปในใบแจ้งหนี้

       แต่บางกรณีหากบริษัทของคุณมีการซื้อขายกับซัพพลายเออร์บางรายเป็นประจำ เนทติเซนท์ NETIZEN Arabica  จะช่วยเพิ่มความคล่องตัวของการประมวลผมใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ซึ่งคุณสามารถดำเนินการชำระเงินให้กับซัพพลายเออร์เมื่อได้รับสินค้าแล้ว โดยไม่ต้องออกบิลหรือที่เรียกว่า Evaluated Eeceipt Settlements :ERS 

       นอกจากนี้  เนทติเซนท์ NETIZEN  Arabica ยังสนับสนุนการให้ข้อมูลราคาในใบสั่งซื้อรวมทั้งข้อมูลปริมาณสินค้าเพื่อสร้างข้อมูลการส่งมอบขาเข้าและการโพสต์รายการไปยังใบแจ้งหนี้ของซัพพลายเออร์โดยอัตโนมัติตามรายชื่อของซัพพลายเออร์นั้น ๆ 

โดยข้อมูลจะผ่านรายการไปยังใบแจ้งหนี้และข้อมูลนี้จะถูกผ่านรายการไปยังการเงินเพื่อเปิดใช้งานกระบวนการชำระเงินต่อไป

      เป็นอย่างไรบ้างค่ะ…. สำหรับ EP.9 ของเรา เราหวังคุณจะเห็นภาพรวมของกระบวนการทั้งหมดที่เราได้นำเสนอไปนะคะ แล้วพบกันใหม่ใน EP.10 ค่ะ อย่าลืมติดตามนะคะ….

สนใจโซลูชัน Netizen  Arabica ติดต่อ

Call: 02-090-6868

Email: sales@netizen.co.th

www.netizen.co.th